Organización de eventos y protocolo

Cómo organizar un congreso y no morir en el intento

19 mayo, 2022
Cómo organizar un congreso

Organizar un congreso no es nada fácil. Son muchos aspectos los que tienen que coordinarse y con tan solo uno que falle peligra el éxito del evento. Por eso en este artículo de ESAH queremos darte algunas ideas de cómo organizar un congreso y no morir en el intento. ¡Vamos allá!

La importancia de la organización personal en un congreso 

Cuando organizas un congreso, es necesario que te organices muy bien para que no se te escape nada. ¿Y cómo lo puedes hacer? Te contamos algunos tips que te ayudarán a no desesperarte cuando organices un evento.

  • Crea varios excels para el control de asistencias, transportes y con los proveedores. En ellos sabrás cuántas personas han cancelado y cuantas asisten, quiénes tienen ya el transporte y quiénes no y los proveedores que ya han confirmado sus servicios, los que no lo han confirmado y los que ha descartado el cliente.
  • Crea una carpeta en el correo electrónico para tenerlo todo centralizado. En el correo puedes dividir también las carpetas como el Excel, por proveedores, transporte, asistentes, etc.
  • Crea una alarma o recordatorio con los tiempos límites de cancelación o de pago. Puede que bloquees varios lugares para tenerlos seguros, pero muchos de ellos pueden aplicarte una multa por no cancelarlos si se te pasa el tiempo límite, y otros que te interesen podrías perderlos por no realizar el pago a tiempo, así que es un tema al que prestar especial atención.

El lugar de organización de un congreso importa, y mucho

Según el evento que organices y el tipo de invitados o asistentes que vayan, hay que buscar un sitio bien comunicado y preferiblemente con lugares de ocio cercanos, puesto que en algún congreso se organizan también actividades fuera del recinto donde se celebra y conviene que esté cercano a lugares que puedan ser susceptibles de organizar visitas o cenasfuera. Además, si no se realiza en un hotel, debe tener alojamientos cercanos al mismo.

El mejor momento para celebrar un congreso

El mejor momento para celebrar el congreso suele ser una época del año que no coincida con más eventos para que no sea difícil encontrar lugar para pernoctar. También es importante que no coincida con puentes o con vacaciones de por medio,como Semana Santa, Navidad o verano, especialmente julio y agosto.

La importancia de la organización en la celebración de un congreso

El día del evento todo tiene que salir perfecto, por eso es muy importante tenerlo todo muy bien preparado y organizado:

  • Los turnos de los ponentes.
  • Los horarios de coffee break.
  • El control de los asistentes.
  • Las acreditaciones si las hubiese bien localizadas y que no falte ninguna.
  • Los lugares de la reunión preparados con los asientos necesarios para todos los asistentes.
  • Elementos audiovisuales preparados y que funcionen bien, comprobando antes que todo funciona correctamente.

Por último, la atención al cliente es fundamental para el éxito del congreso. Estar disponible en todo momento para la solución de cada problema que pueda surgir es fundamental.

Esperamos que este artículo te pueda ayudar a organizar tu congreso y mucha suerte con tu trabajo. Si te gusta el mundo de la organización de eventos, échale un vistazo a nuestro Curso de Experto en Organización de Congresos y Eventos de ESAH, que seguro que te encanta.

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