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Las órdenes de servicio en la organización de eventos

18 octubre, 2017
las órdenes de servicios en la organización de eventos

Uno de los principales hándicaps que se nos presenta a nivel interno en la preparación de eventos es la coordinación de los diversos departamentos comprometidos para dicha actividad.

Las órdenes de servicio o BEO, Banquet Event Order

Para ello, en la mayor parte de las empresas se viene utilizando para tal fin un documento denominado bien orden de servicio bien orden de trabajo de eventos, BEO (Banquet Event Order), etc., el cual partiendo de que no tienen un formato previamente definido de manera taxativa (ya que cada empresa tiene el suyo), en el fondo, todos ellos deben comprender básicamente los mismos elementos e información.

Una orden de servicio debe contener toda la información necesaria para todas las diversas tareas a coordinar entre los distintos departamentos involucrados y le será dada continuidad interna a todo el personal del hotel (por ejemplo) o por el mismo responsable del departamento de alimentos y bebidas a todas las personas o departamentos involucrados.

La orden de servicio original se debe guardar en la base de datos del departamento de eventos, por orden cronológico y será tratada de la misma manera en las otras secciones o departamentos.

Información principal que debe contener las órdenes de servicio:

  • Quién es la persona responsable de su emisión
  • Estado de la reserva
  • Fecha de la misma
  • Empresa organizadora
  • Dirección, persona y datos de contacto (teléfono, e-mail)
  • Fecha del evento
  • Tipo del evento
  • Salas reservadas
  • Horario
  • Número de participantes
  • Tipo de disposición de la sala
  • Servicios de bebidas y comidas
  • Equipos técnicos
  • Comentarios
  • Decoración
  • Guardarropa
  • Columna de precios unitarios
  • Columna de precios totales
  • Sello y firma del hotel
  • Confirmación del cliente

En base a mi experiencia, podemos agrupar todos estos datos, a su vez, en subgrupos, recomendando los siguientes:

  • Información general de la orden de servicio
  • Información global del cliente
  • Cronograma de salones
  • Especificaciones de consumo
  • Información de equipamiento técnico
  • Observaciones generales
  • Decoración y guardarropa
  • Precios

Este documento de trabajo supone un correcto desarrollo e intervención de todos los elementos intervinientes en un evento. Esto redundará en el buen resultado de éste y en minimizar cualquier asunto que pueda quedar sin prever.

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