Cómo calcular el personal necesario y ejemplos prácticos

Realizamos un artículo resumen en el que explicamos cómo calcular el personal necesario para cualquier actividad o establecimiento para que el resultado sea más completo y facilitaros la comprensión de este ejercicio a través de casos prácticos.

Imaginemos el departamento de recepción de un hotel, en temporada baja necesitamos cubrir los turnos de mañana, tarde y noche con una persona en cada uno de ellos: ¿con cuántas personas necesitaríamos contar? Muy fácil: 5.

Necesitamos cubrir 3 turnos todo el año, esto es, 365 días x 3 turnos, 1.095 turnos.

Pero ¿cuántos días trabaja una persona al año?

En condiciones normales, los días que una persona está en su puesto de trabajo se pueden ver en el cuadro adjunto, unos 220 días. Con estos datos podemos obtener ya nuestro resultado: 1.095 turnos / 220 días trabajados al año = 4,98 personas necesarias, en este caso recepcionistas, por redondeo 5.

Bien, la forma más rápida de calcularlo es la siguiente: 3 / 0,6 = 5, donde 0,6 se obtiene por redondeo de dividir 220 / 365, cuyo resultado es 0,603 (recordad que 0,603 es lo mismo que decir 60,3%).

Con éste método, todos los cálculos se realizarán rápidamente. Si previéramos necesitar, por ejemplo, 4 turnos de camareros al año, el personal del que tendríamos que disponer es: 4 / 0,6 = 6,67 personas, o lo que es lo mismo 6 personas todo el año y una más 8 meses.

¿Pero qué ocurre cuando los descansos son menos de dos días a la semana, se cierra una temporada el establecimiento o existe una combinación de ambos casos?

• Calculo del personal necesario con día y medio de descanso:

En este caso el cálculo es similar al anterior, solo que en vez de 96 descansos son 72, es decir, 48 semanas por 1,5 días de descanso, de esta forma los días trabajados son 244, y al dividirlos entre 365 tenemos un porcentaje de 66,85, redondeando 67%.

De esta forma si se necesitan cubrir tres turnos la operación sería: 3 / 0,67 = 4,48 empleados, es decir, 4 empleados más casi 6 meses. Hay que añadir que cuando el resultado es 4,48 empleados, este sería el empleo medio anual, en algunos momentos podríamos tener 4 empleados y en otros 6, la media final es el resultado de nuestras operaciones.

• Cálculo del personal necesario con cierre en agosto y dos días de descanso:

Ahora el número de turnos es de 335 días, 365 días anuales menos 30 días cerrados en agosto, el número de días trabajados es el mismo, ya que no tenemos que restar las vacaciones, así qué 220 días trabajados entre 335 turnos nos da un porcentaje de 65,67%, redondeando 66%.

No hemos contemplado en el cálculo que haya festivos incluidos en el periodo de cierre, como ocurre en Sevilla, pero el porcentaje redondeado no varía. De esta forma para tres turnos el empleo necesario es de 4,55 empleados.

Si el número de días cerrado variase se procedería de la misma manera, ajustando los turnos anuales, descansos y los festivos que fueran necesarios.

• Cálculo del personal necesario con cierre en agosto y día y medio de descanso semanal:

En este caso el número de turnos sigue siendo de 335 días, mientras que los descansos pasan a ser 72, de esta forma los días trabajados son 244, si dividimos esta cantidad entre los turnos obtenemos un porcentaje redondeado del 73%. De manera que para 3 turnos el número de empleados sería de 4,11.

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