Eventos con éxito. Teresa Ortiz te explica cómo organizarlos

Con más de 10 años de experiencia en la organización de eventos de todo tipo, políticos, sociales, empresariales, … Teresa Ortiz, empieza una nueva etapa en su carrera profesional: ser profesora de algunos cursos de Organización de Eventos, como el de Curso Wedding Planner, en ESAH. Todo un reto después de una exitosa experiencia profesional. ¡Vamos a conocerla mejor!

>> ¿Cuáles son las claves para organizar eventos con éxito?

Particularmente yo sitúo la planificación y la organización como los dos puntos principales para obtener un gran porcentaje del éxito de un evento. El resto hasta conseguir el 100% se debe a otros aspectos técnicos como son: tener claro cuál es el objetivo del mismo, conocer perfectamente el target al que va dirigida la acción, controlar el cumplimento del presupuesto y desarrollar la creatividad que te lleve a que tu evento sea exclusivo.

>> ¿Qué diferencias tiene la organización de una boda con respecto al de un evento político o empresarial?

Es cierto que debemos tratar este evento con el mismo rigor profesional que cualquier otro tipo de acto. Ya sea Institucional o no, o de carácter público, privado, de empresa, político…. Debemos tener en cuenta que todos los eventos obedecen a esta misma estructura que te mencionaba anteriormente: una boda también tiene su objetivo, su target o público invitado, su presupuesto.

Si en algo podemos diferenciar los eventos sociales de otros, es quizá en la motivación y a la vez lo emotivo del acontecimiento, lo que nos llevará a desarrollar nuestra creatividad, puesta en escena y el programa sobre estos dos valores y, por supuesto, con mucho mimo.

>> ¿Cómo ha evolucionado el sector de la organización de eventos?

En general, tras unos años de adaptación a la nueva realidad del mercado, qué duda cabe que la crisis ha tenido mucho que ver en esto, las perspectivas a corto, medio y largo plazo, son buenas. Quizá esta adaptación que mencionaba, ha dado paso a la profesionalización del sector, y al reconocimiento por parte de las empresas y organizaciones consumidoras de este servicio de que la organización de actos y eventos es un arma poderosa de comunicación y de transmisión de los valores de marca.

>> ¿Qué tendencias encontramos actualmente? ¿Cuál crees que es el futuro del sector?

Hablamos de eventos sostenibles. De eventos que visualicen la misión y la visión de las entidades: eventos en relación directa con la Responsabilidad Social Corporativa. Esto es ya una realidad. Éstas son las bases que se están implementando en todas las especializaciones. Si los eventos son esa herramienta de comunicación de la que hablamos, tenemos que tener en cuenta que transmiten los valores de la persona o entidad que los organizan.

Respecto a la escenificación, qué duda cabe que las nuevas tecnologías audiovisuales; los plasmawall o el video mapping; son una apuesta segura. Contribuyen además a construir físicamente cada vez menos elementos escenográficos, lo que hace los eventos más sostenibles. También la interacción con los invitados o asistentes para hacerles protagonistas y no meros espectadores hacen que la percepción de nuestros actos, sea otra.

>> ¿Crees que España está bien posicionada en el mercado de la organización de congresos?

España tiene una buena posición en el sector MICE (Meeting, Incentives, Conventions and Exhibitions), que es donde se engloban los congresos. España acogió en 2013, más de 3.000 congresos, más de 5.500 convenciones…. y ha ido experimentando desde 2010 una subida progresiva de un 10%. Los datos son del informe MADISON de 2014.

Desde el punto de vista del Exterior, los puntos claves para la organización de eventos en España, nos vemos favorecidos por las comunicaciones e infraestructuras y por nuestro clima, por supuesto. Aunque aún nos queda mucho camino que recorrer para alcanzar los primeros puestos internacionales.

>> ¿Cómo afrontas el reto de enseñar en metodología online?

Los eventos son en esencia sensaciones, y por tanto, la formación online en eventos, es un reto ambicioso. Los alumnos con los que he tenido el gusto de contactar, saben que intento transmitirles siempre una idea básica: cuando estén trabajando en algún ejercicio dentro de su formación, no deben pensar en presentar un trabajo académico, que será posteriormente corregido o evaluado. Deben hacerlo como si de un proyecto real se tratara, como si fuera para un cliente, con ilusión y creatividad, fundamentalmente. Este es un buen mensaje para conseguir transmitir estas sensaciones.

>> ¿Cuál ha sido el evento más complejo que has organizado?

Elegir un evento por su complejidad no es fácil. Quizá los relacionados con representantes institucionales, son un poco más complejos. Sobre todo, si como es el caso, confluye una gran representación de ellos en el mismo evento. En estos casos, todos conocemos cuál es la teoría; hay que dar a cada representante su lugar, que no a la persona; pero a veces ésto no es aceptado tan fácilmente.

Afortunadamente tenemos el protocolo, disciplina que además de apasionante, es absolutamente imprescindible para acometer cualquier tipo de evento.

Muchas gracias Teresa por transmitirnos todo tu conocimiento en la organización de eventos. Si quieres recibir más información de los cursos que Teresa imparte.

ESAH, Estudios Superiores Abiertos de Hosteleria

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