Cómo elegir la mejor ubicación para un evento

Existen muchos tipos diferentes de eventos y por lo tanto también de espacios para celebrarlos. Encontrar la mejor ubicación para un evento va muchos más allá de que este cuente con el aforo suficiente para acoger a todo el mundo. Se trata de que el espacio sea un elemento que también aporte valor. Es una decisión de tipo estratégico en la que hay que tener presentes muchos factores.

Antes de iniciar cualquier tipo de gestión es importante tener claras todas las necesidades y cómo queremos que se desarrolle el evento. Nos plantearemos desde los objetivos del evento hasta quiénes serán los invitados, los ponentes (en el caso de haberlos), las necesidades de infraestructuras, etc.

Una vez que lo tengamos todo claro debemos decidir la ubicación del evento. Esto es el espacio en el que se va a desarrollar y para ello debemos tener en cuenta de dónde vienen la mayor parte de los invitados. Si, por ejemplo se trata de un acto en el que van a estar presentes invitados de diferentes partes del mundo, deberá estar cerca del aeropuerto. En otras ocasiones será importante que esté en el centro de la ciudad, en las afueras…

En cualquier caso, es importante que el espacio que elijamos esté bien comunicado a través de diversos medios de transporte, que disponga de aparcamiento  suficiente y que tenga un acceso fácil.

Indudablemente, el aforo será otro de los factores que determine la ubicación del evento, no es lo mismo tener que preparar un acto para 20 que para 2000 personas. Un espacio demasiado pequeño para el número de personas invitadas producirá una sensación de agobio, mientras que si es demasiado grande puede resultar muy frío.

En función de la zona en la que estemos, de la época del año y de la climatología también podemos plantearnos si la celebración puede ser al aire libre o en un espacio interior. Los eventos en el exterior suelen resultar mucho más agradables. Pero como el tiempo es bastante impredecible siempre será útil contar con un plan B por si el tiempo se tuerce.

Son múltiples los aspectos que influyen en le elección de la ubicación perfecta

La arquitectura y el diseño del espacio son cuestiones para nada desdeñables, deben estar en consonancia con el tipo de evento que vayamos a celebrar. Desde los materiales de la construcción hasta la decoración y de modo más directo la distribución de las salas son elementos que debemos analizar. También es importante que sea un espacio que deje margen a la personalización, así podremos colocar o quitar determinados elementos que nos permitan dar una definición estilística a nuestro evento o enmarcarlo dentro de una determinada temática.

También debemos tener en cuenta el tipo de servicios que vayamos a ofrecer, desde el catering si lo hay o la cocina si contamos con cocineros propios. Hasta la tecnología necesaria, aquí incluimos desde la iluminación y la posibilidad de ajustar la luz hasta el acceso a internet, la posibilidad de contar con pantallas, monitores, proyectores etc, el número de enchufes y su localización….

Por último, pero quizás dentro de lo más importante a tener en cuenta está el precio. Este tiene que ajustarse al presupuesto del que dispongamos. Pero también debemos tener en cuenta que a veces contar con una ubicación mejor puede resultar más rentable aunque resulte algo más cara.

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