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La importancia de la organización de eventos

20 mayo, 2015
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Cuando se trata de organización de eventos profesionales o de importancia, la improvisación no es buena. La importancia de una buena organización de eventos se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios y los errores.

En ocasiones este sector o estos profesionales no se valoran como se debería, y es que no cualquier persona puede organizar eventos, se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que nos de seguridad en lo que realizamos.

¡Y no nos podemos olvidar de los idiomas! ICCA (International Congress and Convention Association), que cada año publica un ranking sobre el top de ciudades donde se organizan congresos internacionales, incluyó a Madrid (200) y Barcelona (182) en el Top 5. Aunque Madrid creció un 7,5% cedió el segundo puesto a Viena, siendo París la ciudad donde más congresos internacionales tienen lugar.

Evidentemente, estos números apuntan a España como uno de los países donde más eventos de estas características se organizan, por lo que nuestros profesionales deben estar bien preparados y formados. De hecho, ICCA sitúa a nuestro país en 3º lugar con 578 congresos, detrás de EE UU con 831 y Alemania con 659.

¿Qué es lo más importante a la hora de organizar eventos para una gran compañía? Aunque podríamos decir muchas cosas, hablaremos principalmente de cuatro factores.

  1. Tener claros los objetivos de la compañía: es importante tener una profunda conversación con la empresa para conocer qué busca con el evento, qué mensajes quiere mandar, cuales son los valores de su organización o marca y, muy importante, qué presupuesto tenemos. Así fundamentaremos nuestra decisiones y organizaremos un evento en consonancia con la empresa, ayudando de esta manera a que cumplan sus objetivos.
  2. El tiempo: Organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras. Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia.
  3. Tener una buena red de proveedores: Esto nos ahorrará tiempo a la hora de buscar materiales o recursos que necesitemos para el evento y nos dará tranquilidad y seguridad si conocemos de antemano al proveedor, sobre todo en profesionalidad.
  4. Plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.

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